Il problema
Il tuo contratto d'affitto, il manuale della caldaia, il regolamento del tuo circolo, gli appunti di un progetto: le risposte esistono da qualche parte, in file che non rileggi. Un modello linguistico non li conosce. Incollargli un documento intero a ogni domanda è lento, costoso e non regge più appena ce n'è più di uno.
Cosa volevo
Volevo che sistemassi i tuoi documenti in spazi di conoscenza, che accendi o spegni a seconda di ciò su cui lavori, e che LIA ci cercasse da sola il passaggio utile nel momento in cui fai la domanda. Risponde con quel passaggio e ti dice da dove viene. LIA, del resto, ha il suo: le FAQ del sito, che le servono per rispondere quando le chiedi come funziona.
Come trova il passaggio giusto
Carichi un file: PDF, Word, Excel, PowerPoint, documenti LibreOffice, EPUB, Markdown, HTML, CSV e qualche altro. LIA ne estrae il testo, lo divide in passaggi che si sovrappongono un po' e calcola per ciascuno una sorta di impronta del suo significato. Questo calcolo viene fatto una volta, all'indicizzazione, e conteggiato nei tuoi consumi.
Quando chiedi «quanti mesi di preavviso per il mio contratto d'affitto?», LIA confronta il significato della tua domanda con quello dei passaggi dei tuoi spazi attivi. È questo significato a decidere se un passaggio è pertinente: la tua domanda può usare parole diverse dal documento, o un'altra lingua. La corrispondenza esatta delle parole serve solo a scegliere tra due passaggi quasi altrettanto vicini, per esempio per far salire quello che contiene il riferimento preciso che citi. Ho fatto questa scelta perché mescolare le due cose in parti uguali scartava buone risposte non appena la lingua della domanda si allontanava da quella dei documenti. E se niente è abbastanza vicino, LIA non aggiunge nulla alla tua domanda.
LIA può anche cercare di sua iniziativa nei tuoi documenti quando una richiesta lo esige, in più passate se serve, e incrociare con altre fonti: «confronta il preventivo in PDF con quello che Paolo mi ha mandato per mail».
Da dove arrivano i documenti
- I tuoi caricamenti, che poi puoi scaricare, spostare da uno spazio all'altro o eliminare in blocco.
- Una cartella Google Drive o OneDrive che colleghi a uno spazio, sottocartelle comprese. LIA segue le aggiunte, le modifiche e le eliminazioni. Quando stanno per essere indicizzati molti file, te ne dà il numero esatto prima di cominciare.
- Un'etichetta Gmail, se il tuo amministratore ha aperto questa possibilità: ogni conversazione che porta l'etichetta diventa un documento, e togliere l'etichetta lo toglie. Vengono copiati solo l'oggetto, i messaggi e il nome degli allegati, mai il loro contenuto. Non ho voluto indicizzare tutta la casella: sarebbe una seconda copia dei tuoi archivi da proteggere, fatta soprattutto di notifiche.
- Le tue riunioni: il verbale di una riunione registrata entra in uno spazio «Riunioni» che LIA tiene aggiornato per te.
- Le tue risposte conservate: una risposta che conservi viene indicizzata in uno spazio tuo, perché LIA la ritrovi e la citi settimane dopo.
Per interrogare un documento preciso, anche se sta in uno spazio in pausa, il «+» della casella di testo ti permette di allegarne una copia al tuo messaggio, senza toccare lo spazio.
I limiti
- LIA legge solo il testo. Un PDF scansionato, fatto di immagini di pagine, non ne contiene: te lo dice e ti propone un rimedio, aprirlo in Google Docs, che riconosce il testo, poi aggiungerlo tramite la tua fonte Drive.
- Un documento che non è stato possibile indicizzare mostra il perché: file sparito, testo impossibile da estrarre, documento troppo lungo.
- Solo gli spazi attivi servono alle risposte. Spegnere uno spazio non elimina nulla.
- Il numero di spazi e di documenti, e la dimensione dei file, sono limitati dalla tua istanza.
Per approfondire: Ritrovare ciò che conta senza riportare tutto: le soglie della ricerca per significato; I tuoi dati restano tuoi: cosa LIA conserva, mostra e cancella.